「エクスポート」ボタンは退出計画ではない：契約前にSaaSデータを試す

1. 「出力可能」を六つの質問にする

PDF、表形式CSV、構造化JSON、添付へのリンクでは結果が異なります。本文、メタデータ、関係、権限、コメント、版、添付のどこまで必要かをRFPで定義します。

実行権限、私的データのプラン条件、リンク有効期間、移行先での取込みも確認します。ダウンロード機能と完全な可搬性は同じではありません。

• 範囲：全ワークスペースか一プロジェクトか
• 著者と時刻は残るか
• リンクと依存関係は残るか
• 添付は実体かリンクか
• 誰が実行できるか
• 移行先で再構築できるか

2. 三社で境界が異なる

Notionはページ、DB、ワークスペースをPDF、HTML、Markdown/CSVで出力できると説明します。ただし出力者がアクセスできないページは含まれないことがあり、出力を再アップロードして即時復元はできません。大規模出力は最大30時間、リンクは7日で失効します。

SlackのFree/Proは公開チャンネルのメッセージとファイルリンクをJSONで出力し、非公開チャンネルとDMはBusiness+またはEnterpriseと所定の申請・承認が必要です。Enterprise組織の出力は別ワークスペースへ取込めないとも明記します。AsanaはプロジェクトをJSONまたはCSVで出力し、検索ビューとMy Tasksも対象と説明します。

3. 小さいうちに退出テストをする

10件の代表データ、添付2件、未解決・解決済みコメント、カスタム項目、依存関係、ゲスト、非公開項目を含む試験空間を作ります。実際の管理者権限で出力し、サービスから切り離して中身を確認します。

安全な分析環境または候補移行先にサンプルを読み込みます。全移行は不要です。各項目がどのファイルに入ったか、欠落したかを表にし、開始・完了時刻、容量、エラーを記録します。

• 代表レコード10件
• 公開・非公開の権限例
• コメント・添付・カスタム項目
• オフライン確認
• 代替先へのサンプル取込
• 欠落・時間・責任者の記録

4. 結果を契約と手順書に入れる

重大な不足は、形式、対象データ、提供時間、リンク期間、添付、解約前の出力、必要な移行支援として契約化します。「データをダウンロード可能」だけでは非公開会話や活動履歴、項目間関係を保証しません。

定期出力の担当者、暗号化保管、復元確認を決めます。定期出力は自動的にバックアップや法的保存になるわけではなく、実際の要件に合わせます。

5. 40人チームの判断例

タスク名、担当、日付だけならCSVで足りるかもしれません。判断がコメント、依存、添付、権限にあるならCSV成功は退出成功ではありません。必須条件と加点項目を分けます。

判断は、採用、補完手順付き採用、契約交渉、却下の四つにします。可搬性が更新時に検証できる証拠になります。